Cómo repartir cuentas a tu equipo de ventas

Tu equipo trabaja sobre una sola cuenta: la de la empresa. Tú y tus admins configuran y deciden; cada vendedor ve sólo las compañías que le pasaste. Se las pasas desde tu Hoy, desde la ficha, desde la tabla de empresas o por segmento completo, y se las lleva con toda su historia: correos, bitácora y contactos.

Cuándo usar esto. Tienes uno o más vendedores que dan seguimiento —por teléfono, por LinkedIn, en visita— y quieres que cada uno trabaje sus cuentas sin tocar la configuración ni escribirle a las cuentas de otro.

Lo que vas a lograr

• Pasarle a un vendedor una cuenta en el momento en que ya amerita una llamada o una visita, con una nota de por qué.
• Que cada vendedor abra su propia lista del día con sus cuentas, y nada más.
• Que dos personas de tu equipo nunca le escriban a la misma compañía.

Una cuenta, tres roles

Todo vive en la cuenta de la empresa: los productos, los segmentos, los correos aprobados, la base y los contactos del plan. Nada se copia a nadie. Lo que cambia por persona es qué puede hacer y qué ve.

| Rol | Qué hace | Qué ve | |---|---|---| | Titular de la cuenta | Todo lo del admin, más la suscripción y la copia de la cuenta. Hay una sola. | Todo | | Admin | Configura segmentos y productos, busca contactos, genera y aprueba correos, reparte cuentas. Si ya tenías una cuenta delegada, esa persona hoy es admin. | Todo | | Vendedor | Da seguimiento a sus cuentas: correos precargados, llamadas, LinkedIn, visitas, oportunidad o No seguir. Da de alta cuentas que encuentra y, si le das bolsa, busca contactos en las suyas. | Sólo sus cuentas |

El vendedor ve una barra corta —Hoy, Empresas (sus cuentas), Guías y, en su nombre, Mi perfil— y no puede mover la configuración. Exporta sólo la ficha de una cuenta suya en PDF, nunca la base ni los contactos en CSV. Lo que ve y lo que puede hacer está en Tu día como vendedor en Prospector: mándasela el día que lo den de alta.

Qué se reparte: la compañía

Lo que le pasas a un vendedor es la compañía completa, con todas sus plantas o sucursales. Cada compañía tiene a lo más un vendedor; por eso dos vendedores nunca le escriben a la misma planta.

Pasar una cuenta no mueve ni copia nada. El vendedor hereda los correos que ya se mandaron, la bitácora y los contactos, y en la bitácora queda la línea "Gerardo se la pasó a Juan" con tu nota. Si después la cambias de vendedor, la historia se va con ella.

Pasos

Desde tu Hoy

Es la manera más natural: decides en el momento en que la cuenta lo amerita.

1. En cada fila de una cuenta sin vendedor tienes dos salidas: hacer la acción tú, como siempre, o Asignar a…. Elige al vendedor, escribe una nota si quieres ("pide visita el jueves, llévale la muestra") y presiona Pasársela. Cuenta como acción de tu día.

2. En "Responde a…", cuando alguien contestó y lo que sigue es del vendedor:

   • ✉ Contestar y pasar a… abre tu correo con el Re: puesto y copia oculta al vendedor. Tú contestas y, en el mismo gesto, la cuenta pasa a su lista: él ya ve la conversación.
   • Sólo pasársela la pasa sin que contestes.

3. Lo que pasas sale de tu lista y entra a la de quien la recibe; si su lista de hoy ya existe, la ve hoy mismo. Sin admins, tu lista trae todo lo que no tiene vendedor. Con admins, cada quien tiene la suya (abajo, "Si tu cuenta tiene admins").

Desde la ficha

4. Arriba de la ficha, la franja dice Sin vendedor o Asignada a Juan desde el 4-oct · por Gerardo.

   • Asignar a… ▾ o Cambiar de vendedor ▾, con la nota opcional.
   • Quitársela (vuelve a tu lista): la cuenta regresa a tu lista del día con toda su historia. Con admins, el botón dice Soltarla (queda sin asignar).

Desde la tabla de empresas

5. Con vendedores en tu equipo, la tabla gana la columna y el filtro Vendedor (con la opción Sin vendedor). Cada fila trae Asignar a….

6. En lote: marca las cuentas, elige al vendedor en el selector de la barra de acciones y presiona Asignar a…. Así pasas "de 10 en 10". En el mismo selector, Sin vendedor (quitársela) las regresa.

En todos los selectores está también Yo: una cuenta a tu nombre sigue en tu lista, pero nadie de tu equipo la toma sin que decidas. Con admins, en los selectores aparecen también la titular y las demás admins.

Si tu cuenta tiene admins: las cuentas sin asignar

Con al menos un admin, cada quien tiene su lista de Hoy: la titular y cada admin, con sus metas y su racha, además de cada vendedor.

• Las cuentas que nadie lleva están sin asignar. Las personas nuevas de cada lista salen de ahí, sin repetirse: lo que una lista toma hoy no aparece en las demás.
• Quien la empieza, la sigue. La primera persona que le escribe, le llama o le manda LinkedIn a una cuenta sin asignar se la queda: sus seguimientos van a su lista. Si deshace ese primer registro, la cuenta vuelve a quedar sin asignar.
• En la ficha ves si una cuenta sin asignar está hoy en la lista de alguien más ("hoy está en la lista de María H."). Si le escribes o le llamas tú, pasa a ser tuya y sale de su lista.
• Para pasársela a alguien usa Pasársela a… en la ficha, la tabla o tu Hoy, como con un vendedor.
• El día que tu cuenta suma a su primer admin, cada cuenta en proceso queda con quien la trabajó por última vez.

Por segmento completo

7. En la página del segmento, arriba de la base de empresas, el bloque Reparto dice a quién le toca el segmento. Elige al vendedor y presiona Cambiar. Antes de mover nada te enseña las cifras: "Pasar a Juan 17 cuentas de Campos de golf sin vendedor · Incluir también 6 que tu equipo está contactando". Las que ya tienen vendedor no se tocan.

8. Las que entren después nacen suyas: lo que importes del DENUE, lo que cargues por archivo y lo que des de alta a mano en ese segmento. Sin repartir deja de hacerlo; lo ya asignado no se mueve.

Si una compañía tiene plantas en dos segmentos repartidos a vendedores distintos, se queda con quien ya la tenía y te pregunta a ti.

Lo que decides tú: "Decide"

Arriba de tu Hoy aparece Decide cuando alguien de tu equipo necesita una respuesta tuya. Cada decisión trae dos botones y cuenta como acción de tu día:

• Juan pide Vivero El Roble, que tiene Ana desde el 3-oct. Un vendedor dio de alta una cuenta que ya lleva otra persona, que tú o tus admins contactaron en los últimos 30 días, o que ya está en tu base sin vendedor. Pasársela a Juan o Que siga con Ana (o Dejarla como está). El vendedor no ve de quién es: sólo que ya la trabaja alguien, y después, lo que decidiste.
• Juan devuelve Campestre Querétaro: "ya la atiende mostrador". Recibirla (vuelve a tu lista) o Que la siga llevando Juan. Mientras no decides, sigue siendo suya.

Lo mismo puedes decidir desde la ficha de la cuenta (la franja trae los botones) o desde la tabla (el chip Juan la pide · Decidir te lleva a la ficha). Al vendedor le llega la respuesta en su lista y en su correo del día.

Contactos para tus vendedores

Por default un vendedor no busca contactos: los buscas tú o tus admins. Si quieres que busque en sus cuentas, dale una bolsa: en Plan y facturación (abajo a la izquierda, en tu nombre) → Tu equipo, junto a su nombre, contactos por periodo y Guardar. Al terminar cada búsqueda, el correo le llega a él. La bolsa sale de tu cuota —no son contactos extra— y se renueva sola cada periodo, el mismo día que tu cuota. Con 0, el botón de buscar le desaparece.

Ahí mismo ves cuántos lleva usados. Un contacto que rebota regresa a su bolsa y a tu cuota. Y como los contactos son de la cuenta, uno que ya pagaste no se vuelve a pagar porque lo busque otro vendedor.

Cuando un vendedor recibe una cuenta a media conversación

Si la cuenta ya tenía correos de otra persona del equipo, su lista le pide primero presentarse por teléfono o por LinkedIn, y su siguiente correo abre con una línea fija que lo presenta ("Hace un tiempo te escribió mi colega…"). Esa línea la cambias en Mi perfil → Tus correos; no la escribe la IA.

La copia de los correos

La copia va en tres capas:

1. La copia de la cuenta —la que fija quien es titular de la cuenta en Mi perfil → Tus correos → Copia de cada correo— sale en los correos de todos. El vendedor la ve como Copia de tu equipo y no la puede quitar.
2. Cada persona puede sumar la suya en Mi perfil, para su CRM o su propio buzón.
3. Cuando un admin precarga un correo de una cuenta que ya tiene vendedor, se copia además al vendedor, en oculto. Así se entera de todo lo que pasa en sus cuentas.

Los correos salen del buzón de quien presiona ✉ Precargar correo: el vendedor manda desde el suyo y las respuestas le llegan a él. La revisión ¿Te contestó alguien? le toca a quien mandó el correo, porque la respuesta cae en su bandeja.

Qué ves tú de tu equipo

• Equipo, en la barra de la izquierda, en Dirige (sólo si tienes a alguien más en el equipo): arriba, un renglón por vendedor para saltar al que necesita atención; luego una tarjeta por cada uno con los días que prospectó esta semana y la anterior, cómo va su lista de hoy, sus oportunidades, su último toque y sus cuentas por estado. Las cuentas dormidas son las que ya empezó —contactando o respondió— y nadie tocó en 10 días hábiles (las que tienen un recordatorio o una visita por delante no cuentan); están enlazadas a su ficha para que decidas qué hacer. La gráfica de cada tarjeta son sus últimas 8 semanas: días hábiles que prospectó, con el número sobre cada barra, y una ★ en las semanas con oportunidad. Cada tarjeta enlaza a Ver su actividad y, en sus segmentos, a sus cuentas en la tabla. Arriba aparece Por decidir con lo mismo que tu Decide del Hoy.
• El pie de tu Hoy: "Tu equipo tiene 15 cuentas · Hoy: Juan 6 de 9 · Ana no ha abierto hoy".
• Plan y facturación → Tu equipo: quién está, con qué rol y cuántas cuentas lleva cada vendedor, y su bolsa de contactos. Ahí mismo, la casilla visita en campo (le enciende sus Visitas pendientes) y la casilla lleva correo: si la apagas, los correos de las cuentas de ese vendedor vuelven a tu lista etiquetados "cuenta de Lolita" y él se queda con llamadas y LinkedIn.
• Actividad: quién hizo qué, con filtro por persona. Aparecen también los cierres de los vendedores.
• El resumen semanal: a ti te llega una línea por vendedor; a cada vendedor, sólo lo de sus cuentas.

Altas, bajas y cambios de rol

Desde Plan y facturación → Tu equipo, sólo quien es titular de la cuenta: Invitar a alguien con su nombre, su correo y su rol; en su renglón, el selector rol y Quitar del equipo. La persona acepta la invitación desde su correo; no hay contraseñas que compartir. El paso a paso está en Cómo dejar que alguien de tu equipo opere tu cuenta.

Al quitar a un vendedor, sus cuentas vuelven solas a tu lista con toda su historia (con admins, quedan sin asignar).

Pasar la cartera de un vendedor a otro

Para un cambio de territorio o antes de una baja: en Equipo, en la tarjeta del vendedor, Pasar su cartera…. Eliges cuáles (sus cuentas abiertas, todas o las de un segmento —sus oportunidades y las que cerró como No seguir se quedan a su nombre, salvo que marques Incluir también sus cuentas cerradas—; una compañía con plantas en varios segmentos se mueve entera), a quién (otro vendedor; Yo, y quedan a tu nombre en tu lista; o Nadie, y vuelven a tu lista sin nombre para repartirlas después; con admins, quedan sin asignar) y una nota opcional que queda en la ficha de cada cuenta. Antes de mover nada te dice cuántas son y de qué están hechas: "Pasar a Lolita 12 cuentas abiertas de Juan". Cada una se va con su historia, y lo que tenía pendiente hoy con ellas se muda a la lista de quien las recibe. Si el segmento se repartía solo a ese vendedor, lo que entre después le llega a quien recibió la cartera. Al vendedor que las suelta, su Hoy le avisa que le reasignaste cuentas, sin decirle a quién.

El pase no se deshace en un clic: si después quieres regresarlas, hay que pasarlas otra vez (y "toda su cartera" de quien las recibió incluye las suyas propias).

Recomendaciones

• Pásala cuando ya amerita una llamada o una visita, no antes. El trabajo en frío —la base, los contactos, el primer correo— rinde más en tu lista y la de tus admins.
• Escribe la nota. Es lo primero que el vendedor lee en su lista del día y ahorra una llamada entre ustedes.
• Revisa el pie de tu Hoy cada mañana, no la bitácora de cada cuenta. Si alguien no ha abierto, ahí lo ves.
• Un vendedor que sólo llama: apágale lleva correo en vez de pedirle que ignore sus correos.

Qué sigue

• Tu día como vendedor en Prospector
• Cómo dejar que alguien de tu equipo opere tu cuenta
• Tu día en Prospector en 30 minutos

Si algo sale distinto

• No veo Asignar a… en ningún lado. Aparece cuando hay a quién pasársela: un vendedor o, si tu cuenta tiene admins, la titular y las demás admins.
• Un vendedor cerró una cuenta en No seguir y no estoy de acuerdo. Ábrela y presiona Volver a prospectar. El vendedor no puede reabrirla; tú sí.
• Un vendedor me pide que quite algo de la bitácora. Él sólo puede deshacer o anotar lo que registró él mismo. Lo que ya venía en la cuenta lo corriges tú desde la ficha.
• Un vendedor necesita más contactos de una cuenta suya. Búscalos tú desde la ficha, o dale una bolsa en Plan y facturación → Tu equipo para que los busque él.
• Un vendedor dio de alta una cuenta y no la ve. Si ya la llevaba alguien o tu equipo la estaba contactando, está esperando tu decisión en Decide.
• Le pasé una cuenta y no la ve. Que recargue su Hoy; si su lista del día ya se había armado, la cuenta entra en ese momento. En Mis cuentas aparece de inmediato.